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商业秘密之人事管理

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发表于 2018-3-7 13:00:58 | 显示全部楼层 |阅读模式

编者按,侵犯商业秘密案件的发生,一是企业自身因管理不善泄密,二是他人有意采取不正当手段获取。如何保护自己的商业秘密,首先需要加强对人的管理。具体参考《企业知识产权管理》第182页(曾德国主编,北京大学出版社2015年)。

商业秘密的人事管理分为内部员工管理与外部人员管理两个环节。

一、对内部员工的管理

(一)加强关键岗位员工的入职管理

1.明确招聘条件。

要全面分析掌握招聘职务和岗位涉及商业秘密的情况,根据岗位需求确定招聘条件和考察评价标准。

2.考察应聘者。

在确定聘用目标后,对应聘者要重点进行背景调查和信誉考察,查验身份、证件、证书、履历表的完整性和真实性。

3.关注重点。

对跳槽频率较高的人员,要进行必要的走访考察。重点了解是否已与原单位解除劳动合同关系,在原单位是否负有保密义务和和签订有竞业限制协议及其履行情况。了解应聘人员是否有泄密或非法携带商业秘密辞职的不良行为。对于在原单位负有保密义务或签订有竞业限制协议而擅自辞职、跳槽的人员,要审慎聘用,即便聘用也不要安排在商业秘密集中的岗位。

4.内部工作调整。

相对外部招聘来说,内部调剂聘用人员的泄密风险相对较小,但当员工转岗、职务晋升或在工作中需要接触核心商业秘密信息时,企业同样需要对其进行信用考察和岗位培训,防止员工因不胜任岗位或调岗出现的其他原因导致泄露商业秘密。实践中,企业的技术、经营骨干集体离职,利用在原单位掌握的核心技术和客户资源“另起炉灶”,低价倾销同质产品,导致“老东家”市场急剧萎缩,甚至破产倒闭的司法判例时有发生,企业招聘、聘用人员应引以为戒。

(二)注重在职员工的过程管理

1.明确岗位职责。

企业应明确岗位商业秘密保护职责,规定在岗员工商业秘密保护内容,并纳入员工绩效考核,把商业秘密保护确定为员工的份内工作,具体要求包括:遵守国家法律法规和企业保密行为规范,履行岗位保密职责,妥善保管经手的商业秘密信息,不得擅自抄录、复制、披露、传输、销毁记录商业秘密的数据资料,发生泄密事件或发现泄密隐患及时向管理部门汇报等。

2.签订保密协议。

与员工签订保密协议,是保密成本最低、警示效果最好的保密措施之一,为广大企业所普遍采用。企业在与员工签订保密协议时,要注意以下几点:其一,保密协议要根据员工的涉密程度和岗位职责制订不同版本;其二所签订的保密协议不能侵犯员工的人身自由和合法择业的权利;其三,协议要明确保密的对象、范围、内容,使之具有可操作性;其四,单项保密协议要符合企业商业秘密保护体系和管理机制的基本要求。

3.将商业秘密知悉范围控制到“最小”。

企业应根据“需要则知道”的原则,将商业秘密的知悉范围控制到“最小”。控制知悉范围的方法:一是分割拼图法,将一项工作任务拆分成苦干部分,不由一人掌握全部。只有不同部门、员工从事的工作拼在一起,才能得出“拼图”全貌。二是代码替代法,如将产品原料、配方含量等以代码使用,代码设计以操作工人不知道具体内容可正常工作为准。三是隔离法,将企业各部门、工序、区域进行分割封闭,对处理商业秘密的计算机及其网络与互联网等公共网络实行物理隔离;逻辑隔离主要用于企业的计算机网络,如将本单位的计算机网络划分成不同的“域”,各“域”之间通过防火墙、绑定MAC地址等实施逻辑隔离,部门之间未经授权无法相互查看信息。

4.加强行为审计和考核监督。

企业一方面要检讨保护机制是否脱离实际情况,影响了业务的连续性,避免保密制度流于形式;另一方面要综合运用技术和管理手段,提高行为审计和泄密行为、事件发现能力,及时对违规员工一视同仁地进行监管,督促员工养成良好的保密习惯。

(三)实行离职员工契约约束

1.重申保密义务。

员工的保密义务不因劳动合同的解除而终止,保密期限直至商业秘密公开或消失为止。因此,在离职面谈时,人力资源部门要向员工重申保护商业秘密的义务,要求员工另行作出书面保密承诺。

2.签订并启动竞业限制协议。

根据目前的情况来看,将近八成的商业秘密泄露事件是由于公司员工流动而产生的。尽管可以签署保密合同来阻止因人才流动而导致的泄秘行为,但对于离职之后的员工,如何执行保密义务,往往是一个令人头痛的问题。因此,为了配合保密义务的执行,有的公司会选择与一些重要的职员签订竞业禁止合同。要特别规定的是,在劳动合同正式解除之日起,企业必须按月向离职员工支付竞业限制补偿金。

3.做好交接工作,撤销办公权限。

企业应指定专人负责离职员工的交接工作,详列交接清单,并明示离职员工不得复制、毁损文件、资料和设施。此外,还要通知相关部门,撤销该员工办公网络访问权限和工作区域的通行权限。

4.通知业务相关方和员工新就职单位。

企业应将员工离职的情况通知曾与其联系的供货商、经销商、采购商、外协加工等单位,避免员工离职后仍以本单位名义继续从事相关交易。掌握核心商业秘密的员工到竞争对手一方就职的,应将员工在本单位的工作性质和业务范围书面通知对方单位,明确告之其不得非法使用本单位的商业秘密。

5.做好尽职调查。

在现实生活中,无论多么严苛的保密措施,也无法完全阻止员工的故意泄密行为。因此,企业在加强人员管控的同时,还应注重企业文化建设,营造和谐的工作环境、打造优化个人空间,让员工在工作中有尊严、有安全感、归属感和受重视感,以稳定员工队伍、减少人才流失。

二、对外部人员的管理

  (一)订立商业秘密权属协议

在委托他人研发或者与他人合作研发时,为了防止因为商业秘密的权利归属而发生纠纷,企业应委托研发合同或者合作研发合同中对因研发而获得的商业秘密的权属作出约定。

(二)签订保密协议或保密条款

  如果在进行贸易或合作的过程中,要涉及企业的商业秘密,则应该在对方接触到自己的商业秘密以前就与对方签订一份保密协议或保密条款,规定对方的保密义务、保密范围以及相应的责任等,以防止那些借谈判、合作之名来窃取商业秘密之人。在签订正式的贸易或合作合同时,也应该签订保密协议或保密条款。

(三)防止商业秘密的泄露

  企业进行贸易或合作、谈判、参观或者考察是正常的业务活动,但企业必须注意那些假借谈判之名来窃取商业秘密的人。有些企业在谈判、参观或者考察的过程中透露的信息过多,而使对方掌握了相关的商业秘密,此时,企业的商业秘密对对方已经没有吸引力了,合作或贸易也可能就此结束;有的企业在接待外单位参观时,缺乏警惕性,或急于谈判成功,过于热情,最终造成商业秘密被泄露。在谈判中,应尽量不透露商业秘密的任何信息,确实需要透露部分信息的,也只能限于非核心、非关键的信息;参观或者考察时,要限制参观人员的行为,一般应禁止参观人员拍照和摄像,一些关键的场所,不允许进入,提供样品时,也要谨慎。

(曾德国,西南政法大学)


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