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商业秘密之空间管理

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发表于 2018-3-7 13:00:25 | 显示全部楼层 |阅读模式

编者按,侵犯商业秘密案件的发生,一是企业自身因管理不善泄密,二是他人有意采取不正当手段获取。如何保护自己的商业秘密,首先需要加强对人的管理。具体参考《企业知识产权管理》(曾德国主编,北京大学出版社2015年)。

一、对物理空间的保密管理

(一)重要办公场所的保密。

企业的重要办公场所,主要包括公司某些重要人物的办公室,如董高监等的办公室,对于这些重要人物的办公室,企业应当规定,未经这些办公室使用者的同意,任何外部人员以及企业内部无关的人员均不得随意进出,这些人员也应当养成随身佩带办公室钥匙以及出门关门、锁门的习惯,其内部的文件柜应保证在不用或者办公室无从的情况下均处于上锁状态。此外,这些重要人物的办公室应做比较好的隔音设计,防止里面的谈话内容被办公室外的人员听到。除了重要人物的办公室外,其他办公场所,如财务部门、法务部门知识产权部门、实验室、技术部门、采购部门、生产车间、市场销售部门、档案库、人力资源部门、客户服务部、战略规划部门等,也是企业比较重要的办公场所。对于这些重要场所,企业也应当规定外部人员及企业内部无关人员不得随意进出。这些部门的工作人员也应当自觉管理好文件,带有保密信息的文件不得放在别人可轻易看到或者拿到的地方。此外,如果这些办公场所有单独的、可封闭的办公区域,最后一句离开的员工应确保该办公区域牌处于关门或者上锁的状态。重要办公场所,尤其是那些保密信息较多的场所,最好能在门口安装摄像头,时行随时的监控。

(二)一般办公场所的保密

一般办公场所是指企业占有的全部空间,是指从门卫或者前台开始,由外及内的全部办公场所,尤其前述重要办公场所以外的其他办公场,例如前台、会议室、走廊、公共活动空间、公共办公区域等。一般办公场所大多是企业内部的公共空间,保密效果较弱。因此,对于一般办公场所,企业及员工均不应放置任何与保密信息有关的文件,或者说,在一般办公场所中,所流转的资料、文件等物品,应当都是没有保密价值的,即使是有些具有保密价值的文件、资料需要在这些区域使用,例如装订、复印、扫描、记录等,也应是暂时性的,用完后就应当存放到其他带有保密措施的区域。此外,一般办公场所的文件、物品,应摆放齐整。外部人员来公司参观、开会或员工的家属、朋友前来探访的时候,应当由门卫或前台向企业内部员工确认后主可进入,其在企业的行程应有内部人员全程陪同。

二、对虚拟空间的保密

(一)对企业服务器的管理

对虚拟空间的保密都必须要确保企业的服务器可以防止外部部位或外部人士未经授权的进入,如果能够做到“反黑客”级别或“银行”级别,当然更好。这是对企业虚拟空间进行保密的基本要求,其作用类似于现实世界中的前台或者门卫,但是其智能化水平以及保密功能远胜于前台或者门卫。

(二)企业员工电脑的管理

为员工配备的电脑,每一台电脑都应设置开机密码,以确保除了该员工以外,其他员工都无法打开该员工的电脑(信息技术管理人员除外)。同时,需要根据员工的工作职责设置内部局域网的访问权限,当工作调整时,访问权限也应该同时进行调整。

(三)企业对外交流信息的职责

企业的信息技术管理部门应当承担网上巡视员的职责,定时或不定时地检查进出的电子邮件或者即时沟通信息,如果发现可疑信息,予以追查。

(四)企业对外部人员的管理

外部人员如果因工作需要使用网络资源(包括企业内部的无线网络、有线网络、服务器等)时,应经过内部接待人员的同意。内部接待人员应向企业的信息技术管理人员征求保密意见,并陪同使用。


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