企业商业秘密体系建立---保密措施

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企业商业秘密体系建立---保密措施

解析：【商业秘密】是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。

对于企业来讲，商业秘密是企业投入大量资本、人力和其它资源并经过长时间积累而形成，对于企业的经营发展具有很高的经济价值。也可以说，商业秘密是企业的重要资产。商业秘密被非法泄露，严重情况下会威胁企业的生存和发展。重庆律师李章虎（微信号：896895738）对企业在商业秘密体系建立过程中，如何制定保密措施做出以下分析：

(一)设立管理和监控机构

商业秘密是科研、生产、经营活动的产物，其存在于企来活动的各个方面，分布在技术、生产、经营等各个部门，需要有组织机构和人员来实现对商业秘密的统一协调、管理和监控。商业秘密管理机构应视企业大小和商业秘密管理任务的需要选择相应模式。可以组建商业秘密管理专门机构，也可以指定企业法律部门、知识产权管理部门或者其他综合管理部门负责，小企业或者商业秘密相对较少的企业，也可以指定专人负责管理。

(二)物理性防范措施

　　物理性防范措施主要指从机构安全体系方面，对保守商业秘密采取的最基本的具体措施，在实践中有着极其明显的效应。这些物理防范保密措施包括：

　　(1)厂区的安全设置;(2)特别的保密区域(如生产车间、检测间、研究室等)或保密室;(3)严格的出入制度和监督人员;(4)废弃物的处理;(5)保密区域的隔离措施，等等。

(三)保密规章制度

　　用制度保护商业秘密，是法律认可的保护商业秘密的重要措施，也是现代企业制度的重要内容。商业秘密保护应根据商业秘密产生、复制、存储、传递、使用、保管等运行轨迹，以有效控制接触范围、消除泄密隐患为主要目的制定。保密制度一般分为三个层次；第一层为企业章程有关商业秘密保护的原则规定；第二层为企业商业秘密管理规定；第三层为单项保密规定以及保密协议。商业秘密保护制度主要包括：商业秘密载体保密管理制度；保密要害部门、部位管理制度；涉密人员管理制度；办公自动化管理制度；涉密会议、涉密活动管理规定；对外接待管理规定；对外合资、合作保密管理规定；对外宣传及广告策划保密规定；重点事项保密管理制度；奖惩制度等。保密规章制度的制定要合理、合法、切实、可行。规章制度如果过于琐碎，会与工作不适应，因而会造成工作障碍，影响经营活动。相反，过于简单，又形同虚设。企业制定保密规章制度应当至少考虑以下几个方面：①商业秘密的范围;②商业秘密的管理者及责任;③商业秘密档案管理;④商业秘密的申报与审查;⑤商业秘密的保密义务、处罚等等。

　　由于保密规章制度是企业单方面的要求，不是与职工所达成的协议，所以如果现实中更加切实可行地管理商业秘密，设置规章制度还不够，应当与职工签订《保密协议》和《竞业禁止协议》。

(四)商业秘密文件管理

　　商业秘密文件是指文字、图片、音像及其它记录形式记载商业秘密内容的资料。包括公文、书刊、函件、图纸、报表、磁盘、胶片、幻灯片、照片、录音带等等，这些文件记载着重要的商业秘密，也须进行严格的管理。

　　(1)商业秘密文件密级的划分及标识。

　　对于属于属于商业秘密的文件应针对涉密的不同层次进行分类，并施以统一标识，对我国企业管理者而言，熟悉而简单的分类就是“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级，并在文件首面加盖“绝密”、“机密”、“秘密”字样的印章。

　　(2)商业秘密文件的收发管理。

　　涉密文件都应建立登记制度，每份文件应注明编号、份数、制作日期、建立收文和发文制度，防止涉密文件在收、发过程中流失。

　　(3)商业秘密文件的保管。

　　对于商业秘密文件应采取一定物理性保管措施，指定专门的档案存放场所。绝密级文件应当放在保险柜里，机密级文件应当存放在保险柜或铁制文件柜里，秘密级文件应当存放在专用的普通文件柜里，因工作需要由使用者个人保管的商业秘密文件，应由有审批权限的主管领导批准，并确保文件的安全。

　　(4)商业秘密文件的查阅复制。

　　管理者首先应当对商业秘密文件的阅读权限进行划分，并形成制度。查阅涉密文件，应限制在最小的范围内。绝密文件只允许在保密室内查阅，不得擅自阅读不应该阅读的文件。所有商业秘密文件的复制都必须在企业内进行，并必须填写登记，由具有审批权限的领导审批。绝密级文件不得复制，确有必要必须复制的，应当由企业法定代表人批准，并有两名以上的主管领导签字。

　　(5)商业秘密文件的销毁。

　　涉密文件不在需要时，应当清退或销毁，企业应当规定清退或销毁的审批全县和程序，并形成纪录。

(五)保密协议

　　企业在生产经营过程中，其商业秘密必定得加以利用，无论其职工或是第三人都有机会接触、知悉商业秘密，所以企业应当与接触商业秘密的人员建立一个明示的保密措施——保密协议。

　　(1)企业与职工的保密协议。

　　职工对企业的保密义务基于其对单位的忠实义务的要求，职工对单位承担保密义务的内容包括：

　　①保守秘密的义务;②正确使用商业秘密的义务;③获得商业秘密职务成果及时汇报的义务;④不得利用单位的商业秘密成立自己企业的义务;⑤不得利用商业秘密为竞争企业工作的义务;⑥妥善保管商业秘密文件的义务。职工对单位的上述义务不仅是单方面负有的义务，而且是默示义务，即使单位与职工没有书面合同或协议，职工仍然对单位商业秘密负有上述义务。

　　尽管如此，李章虎律师建议，企业还是应当与每一个有可能接触秘密的职工签订保密协议。这个协议可以作为劳动合同里的保密条款补充，也可以是一个单独的商业秘密。

　保密协议的主要内容包括：①商业秘密的定义、范围; ②保密期限; ③双方的义务(特别是职工的保密义务); ④违反保密协议的责任。

　　保密协议一般应在职工正式就业时签订，在职工就业过程中或离职时，均应补签。除此之外，针对不同的情况，还应当与职工订立其他一些保密协议。例如：参加攻关项目职工的保密协议，参加技术引进谈判的保密协议等等。

　　(2)企业与第三人的保密协议。

　　企业的商业秘密，因共同研究、合作、许可使用等原因，出现向第三人披露的情况。在向第三人披露商业秘密以前，要决定是否同第三人签订保密协议，如果涉及到具有重要价值的秘密，签订保密协议，是披露秘密的先决条件。

　　同第三人签订保密协议，不仅从法律上可以约束第三人的行为，同时，在日后发生商业秘密纠纷时，该协议也是权利人采取合理措施保护商业秘密的直接证据。同第三人签订保密协议的情况主要有以下几种情形：①联营、股份转让等关系中的保密协议;②合作关系中的保密协议;涉及披露商业秘密的合作关系有合作开发和合作投资关系。③委托开发、科技项目承包、技术服务中的保密协议;④使用关系中的保密协议。

同第三人签订保密协议，应当注意以下8个方面的要点：①准确界定商业秘密的内容;②明确指出披露商业秘密的目的和范围;③规定商业秘密披露的期限;④规定第三人在使用本企业秘密时应承担的义务;⑤要求对方公司与接触该商业秘密的职工订立个人保密协议;⑥对有关机构和人员提出执行保密协议的要求;⑦约定违约金;⑧要求对方在工作关系结束后继续承担保密义务。

（六）提高技术监控手段

在高度发达的信息化时代，运用保密技术来降低风险，提高与高技术窃密抗衡的能力，是商业秘密保护的发展方向。企业应根据实际需要不断优化保密技术组合，提高技术防范能力。应着重强化以下措施：（1）防盗窃技术（３）防复制技术（２）防辐射技术（４）防窃听技术（５）防窃照技术（６）防网络窃密技术，网络分为内网和外网。

结语：以上所列的商业秘密保密措施并未穷尽，需要根据每家企业的具体情况个案制定，如有这方面的需求，可联系李章虎律师咨询（电话：15902340199，微信号：896895738）